GED : Domaines d'intervention

Le savoir-faire d'Activ'Share en GED

Schéma directeur ERP DOCUMENTAIRE / ECM / EDM

Le savoir-faire d'Activ'Share - Schéma ERP DOCUMENTAIRE / ECM / EDM
  • Rédaction du Schéma Directeur / Cahier des Charges / Spécifications fonctionnelles utilisateurs
  • Etat des lieux, recommandations, intégration dans la stratégie de l’Entreprise et le Système d’Informations
  • Cartographie des processus documentaires / Dossiers / Documents
  • Qualification des besoins : dématérialisation, workflow, travail collaboratif
  • Impacts sur l’archivage, les ressources humaines, l’organisation existante, ROI
  • Centralisation et rationalisation des outils de dématérialisation
  • Interactions avec les applications en place : ERP / CRM / PDM / Messagerie / Mobilité

Traitement collaboratif / Workflow

Le savoir-faire d'Activ'Share - Traitement collaboratif / Workflow
  • Cartographie des processus des besoins organisationnels / Applicatifs / Documentaires
  • Identification des workflows métiers / Spécifications Business Utilisateurs
  • Contraintes de fonctionnement
  • Détermination des spécifications de la plateforme collaborative
  • Etat de l’art
  • Etude comparative des workflows outils / GED / Métier

Traitement du courrier - Editique

Le savoir-faire d'Activ'Share - Traitement du courrier
  • Organisation du service Courrier
  • Cartographie des courriers entrants / internes, méta données, thésaurus
  • Dématérialisation et gestion du courrier entrant
  • Gestion transverse du courrier : Workflow de circulation et de validation du courrier
  • Gestion des dossiers, messagerie
  • Gestion des courriers sortants, éditique
  • Signature électronique
  • Massification du courrier égrené, production informatique
  • Interfaces avec les solutions, ERP, applications métiers existants : EAI, SOA

Dématérialisation des stocks de documents existants

Le savoir-faire d'Activ'Share - Dématérialisation des stocks de documents existants
  • Cartographie des documents existants, mode opératoire, plans de classements
  • Rédaction de cahier des charges, gestion d’appels d’offres
  • Pilotage de la dématérialisation , Spécifications pour le transfert des données, OCRisation
  • Contrôle qualité, pilotage de la recette
  • Pilotage de projet de dématérialisation dans le cadre de déménagement

Dématérialisation des factures fournisseurs

Le savoir-faire d'Activ'Share - Dématérialisation des factures fournisseurs
  • Cartographie des factures entrantes, méta données, index de recherches
  • Etude des solutions de dématérialisation : manuelles, semi-automatiques, solution LAD / RAD
  • Workflow de circulation et de validation des factures
  • Archivage à la source, traitement des rejets
  • Rédaction des spécifications fonctionnelles, préparation d’un POC
  • Gestion d’appel d’offres et aide au choix de solution
  • Management du projet, pilotage de la recette
  • Interfaces avec les solutions, ERP, applications métiers existants : EAI, SOA

Processus qualité

Le savoir-faire d'Activ'Share - Processus qualité
  • Gestion du cycle de vie documents et publication en ligne
  • Planification des audits / Suivi des actions correctives et préventives associées
  • Gestion des incidents / Réclamations clients / Closing des actions
  • Traçabilité des enregistrements qualité : revue de direction, revue de contrats, …
  • Pilotage de l’amélioration sur la base de tableaux de bords et d’indicateurs